Innovación en procesos, más allá de la tecnología

Como dueño o líder de empresa, todos los días escuchas/lees cosas como: las empresas deben ser competitivas, la transformación digital es clave, hay que ser adaptables para sobrevivir, debes ser sostenible, y un amplio etc. 

Es agotador… 

Pero la realidad es que, si quieres mantener tu negocio rentable y alcanzar los objetivos que tengas planificados, hay que hacer algunas cosas, sobre todo si eres una microempresa o una pyme.  

Vamos a ver si con este artículo, podemos iluminarte un poco el camino. 

Y para ello, echaremos manos de conceptos como procesos de negocios y organización por procesos. 

La palabra “proceso” puede parecer pequeña e inofensiva, pero la idea de procesos de negocios es uno de los conceptos más importante en las operaciones empresariales actuales. 

¿Por qué? 

Te lo contamos a continuación… 

¿Qué es un proceso desde nuestro enfoque de trabajo?

Definamos proceso como un grupo de actividades de negocios relacionadas que juntas crean valor para el cliente y el resto de colaboradores que tenga la empresa. 

Es decir, un proceso no es simplemente una serie de pasos; es una serie de actividades interconectadas que trabajan juntas para generar y agregar valor tanto a lo interno como a lo externo. 

Escuchamos continuamente en nuestras consultorías… “Hemos intentado de todo: incorporación de tecnología, automatizaciones, formaciones continuas, pero seguimos siendo lentos, costosos, cometemos demasiados errores”. 

La buena noticia, como le decimos a nuestros clientes, es que la clave para resolver este tema es la innovación en procesos.

¿Qué es la innovación en procesos?

Tomando como base a Michael Hammer, el Manual de Oslo y nuestra experiencia implantando Sistemas Integrados de Gestión, la innovación de procesos la enfocamos y trabajamos como parte de la estrategia de la empresa e implica múltiples aspectos que arropan la mejora significativa o la creación de nuevos métodos y procedimientos de trabajo para aumentar la eficiencia, reducir costes, mejorar la calidad del producto o servicio, y ofrecer mayor valor al cliente. 

Esta innovación puede abarcar desde cambios menores en un proceso existente hasta la reingeniería completa de procesos de negocio.

Todo esto soportado, no solo en lograr la tan anhelada competitividad, sino en un cambio cultural, de formas de hacer las cosas y de entender que la mejora continua es indispensable para que logres, como te dijimos arriba, mantener a tu empresa rentable. 

Cuatro pilares de la innovación de procesos:

1. Adiós al enfoque en tareas, ¡hola a los procesos!, esto optimiza todo el flujo de trabajo. 
2. La tecnología, tu mejor aliada, ya que es un facilitador clave. Las herramientas digitales automatizan tareas, mejoran la comunicación y ofrecen datos en tiempo real para una toma de decisiones más rápida e informada.  
3. Clientes primero, ¡siempre!, es decir, crear valor tanto para el cliente interno, es decir, tus compañeros de trabajo como el cliente final, quien compra tu producto o servicio. Así aseguramos que todos los cambios estén alineados con sus expectativas y necesidades, ¡mejorando su satisfacción y lealtad!  
4. Algo muy importante: ¡el equipo! Integrando las áreas, intentando eliminar los silos poniendo por encima de esto la visión estratégica de la empresa. Esto hace a la organización más eficiente. 

¿Por qué la innovación en procesos antes que la Innovación Tecnológica (IT)?

Como hemos visto muchas veces, la innovación es crucial para las empresas. Pero muchos cometen el error de lanzarse a la búsqueda de la última tecnología sin considerar si realmente la necesitan o si es aplicable al nivel de madurez actual de tu negocio. 

Te contamos un secreto: la innovación en procesos debe ser tu primer paso, antes de la innovación tecnológica. ¿Por qué? ¡Te lo explicamos! 

1.      ¿Necesitas esa tecnología?

Antes de invertir en tecnología, hay que saber qué se quiere mejorar. Innovar en el diseño de procesos te ayuda a identificar las áreas que realmente necesitan un cambio. Así evitas gastar dinero en soluciones que realmente no solucionan tus problemas. 

Veámoslo así: tienes un proceso mal diseñado. Decides meterle tecnología, pero como la base está coja, todo se vuelve más complejo y costoso. ¡Un desastre! 

2.      ¡Saca el máximo partido a la tecnología!

Cuando los procesos están optimizados, la tecnología se convierte en tu aliada perfecta. Funciona como un amplificador de eficiencia, potenciando lo que ya funciona bien. 

En cambio, si metes tecnología en un proceso desorganizado, solo añades más lío. Es como poner un motor de Fórmula 1 a un carrito de supermercado: ¡no va a funcionar! 

3.      Flexibilidad y agilidad

Las empresas pequeñas y medianas necesitan ser flexibles para adaptarse a los cambios del mercado. Rediseñar procesos primero te da esa agilidad que necesitas para integrar nuevas tecnologías en el futuro. 

Piénsalo: si tu proceso está bien estructurado, será más fácil adaptarlo a las nuevas herramientas. En cambio, si tu proceso es un caos, meterle tecnología solo lo complicará más. 

Innovación en el diseño de procesos y la ISO 9001

Ahora que ya hemos hablado sobre la innovación en el diseño de procesos, hablemos de una herramienta que te puede ayudar a llevarlo a cabo: la norma ISO 9001. 

La ISO 9001 es una norma internacional que te ayuda a implementar un sistema de gestión de la calidad en tu empresa. Esto significa que te da las pautas para asegurar que tus productos o servicios siempre sean de la mejor calidad. 

Te ayuda a planificar, organizar y controlar los procesos, te permite identificar en donde necesitas innovar, y te asegura que los cambios que hagas se realicen de forma ordenada y eficiente. 

¿Qué beneficios tiene para tu pyme implantar la norma ISO 9001?

• Mejorará tu puntuación para acceder a licitaciones y subvenciones públicas. 
• Te facilitará el proceso de homologar como proveedor.  
• Los clientes podrán confiar en que tus productos y servicios superarán sus expectativas. 
• Fomentará las mejores prácticas en toda tu empresa para proporcionar un rendimiento y calidad ejemplares al tiempo que reduces los costos y las quejas. 
• Comprenderás las necesidades de tus clientes y sus comentarios proporcionará una base para la mejora continua que hará que te diferencies de tus competidores. 
• Te permitirá demostrar tu capacidad para cumplir con las necesidades de tus clientes, siendo primordial para tu crecimiento y desarrollo empresarial. 

¿Qué beneficios tiene innovar en el diseño de procesos?

A este punto, debes ser capaz de responder esta pregunta. ¿Cierto? 

Entonces, hagamos algo… 

Vamos a ver en qué punto está tu empresa en relación con la innovación de procesos.  

Hazlo tú mismo, con este cuestionario. Al responderlo, te regalamos 1 h de mentoría gratuita para establecer los siguientes pasos que debes tomar 🎁. 

Casos de éxito de innovación de procesos

Creemos que no hay mejor manera de ver todo lo que hemos hablado que con un par de casos de éxito.  

Implementación de la ISO 9001 para mejorar procesos en una pyme

En el año 2022 tuvimos un cliente con una larga trayectoria en el mercado. Sin embargo, en los últimos años había experimentado un estancamiento en sus ventas y una disminución de la rentabilidad. Tras una consultoría, nos dimos cuenta de que la empresa necesitaba mejorar sus procesos internos para ser más competitiva. Basándonos en eso, le recomendamos implementar la norma ISO 9001.  

Tras la implantación de la norma, la empresa experimento una serie de beneficios: 

• La empresa ha conseguido reducir el número de reclamaciones y mejorar la calidad de sus productos y servicios. 
• Se han optimizado los procesos internos, lo que ha permitido reducir costes y mejorar la productividad. 
• La implicación de los trabajadores ha aumentado, lo que ha contribuido a mejorar el clima laboral. 
• La certificación ISO 9001 ha reforzado su imagen como una empresa seria y comprometida con la calidad. 

Implementación conjunta de la ISO 9001 y un CRM en una pyme

Hace unos meses, una pyme familiar dedicada a la fabricación de muebles a medida nos contactó porque, a pesar de la buena reputación que tenía y de los años que llevaba en marcha, eran conscientes de que no producían todo lo que deberían y no conseguía gestionar de manera eficaz su relación con los clientes, lo que dificultaba fidelizar y captar nuevos. 

Tras una conversación con ellos para ver en qué punto estaban, les recomendamos implantar tanto la ISO 9001, como un sistema de CRM (Customer Relationship Management). La ISO 9001 ayudaría a la empresa a mejorar sus procesos internos, mientras que el CRM le permitiría gestionar de forma eficiente sus relaciones con los clientes. 

¿Cómo ayudo esto a la empresa? 

• La empresa ha conseguido ofrecer una atención al cliente más personalizada y eficiente. 
• La gestión de las relaciones con los clientes ha mejorado, lo que ha permitido aumentar la fidelización de los clientes existentes. 
• El uso del CRM ha facilitado la captación de nuevos clientes. 
• El aumento de las ventas y la fidelización de los clientes ha contribuido a mejorar la rentabilidad de la empresa. 
• Los procesos internos de la empresa han mejorado, lo que le permite ser más eficiente.  

¿Cómo te ayudamos desde IDavinci?

Ya sea porque necesites implantar alguna norma ISO o porque necesites mejorar tus procesos, a través de nuestra línea de negocio Consultoría Normas ISO te podemos ayudar. 

¿No tienes muy claro que es lo que necesitas? ¡No te preocupes! 

En IDavinci generamos diferentes propuestas de acuerdo al perfil y necesidades de tu empresa. 

En este sentido, para poderte dar la solución correcta, en IDavinci: 

• Realizamos un análisis y diagnóstico para definir el plan de trabajo más adecuado para tu empresa. 
• Identificamos las actividades necesarias para implantar un sistema de gestión de manera ordenada y escalonada 
• Realizamos las actividades e integración a la operación de la empresa 
• Evaluamos el grado de implantación de las actividades propuestas y las acciones necesarias para alcanzarlas 
• Asesoramos para optar por la certificación del sistema de gestión bajo la norma seleccionada. 
• Te acompañamos durante todo el proceso. 

Si quieres conocer cómo podemos ayudar a tu empresa, ¡escríbenos!