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Sistema Integrado de Gestión en la pyme: ¿qué es, cómo implantarlo y beneficios?

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¿Por qué el Sistema Integrado de Gestión (SIG) es clave para el crecimiento de una pyme?

La pyme necesita acelerar su madurez, crecer siendo rentable y sostener su operación en el tiempo, estando operativa en un entorno cambiante que demanda competitividad, mayor calidad y respuestas rápidas.

Estas necesidades latentes en  la pyme española han traído como consecuencia, un crecimiento constante en la aplicación e implantación de diversos Sistemas de Gestión en los últimos años.

Ya para el año 2021, la Encuesta ISO 2021 de la Organización Internacional ISO, muestra que en España se registraba una variación positiva con respecto al 2020 de, 2% para Norma ISO 9001, 5% para Norma ISO 14001 y  43% para Norma ISO 45001.

Por otro lado, en nuestro recorrido como Consultora de Innovación, hemos identificado que muchas pymes han ido adoptando los diversos estándares de gestión, de acuerdo a las necesidades del momento, sea por mercado o por normativa legal y estos, en la mayoría de los casos, no están integrados correctamente, lo cual trae como consecuencia, solapamiento de procesos, desconocimiento interno, ineficiencias, duplicación de esfuerzos,  pérdida de tiempo y de recursos valiosos, etc.

En este sentido, lo óptimo para una pyme es tener los distintos sistemas de gestión interconectados y trabajando en armonía, compartiendo datos de manera fluida y permitiéndole a la Dirección tomar decisiones estratégicas fundamentadas en una visión global del negocio.

Esta integración determina un proceso de innovación organizacional que impulsa al lograr mayor eficiencia, productividad y mejora de los resultados.

En este artículo te explicaremos cómo un Sistema Integrado de Gestión (SIG) puede ayudar tu empresa pyme con este tema.

¿Qué es el Sistema Integrado de Gestión (SIG)?

El SIG es el instrumento que permite consolidar, bajo un único marco integral, requisitos de múltiples  y diferentes estándares  de  sistemas  de  gestión implantados en una organización.

Al integrar los distintos estándares, (como gestión de calidad, gestión ambiental, gestión de seguridad y  salud laboral, etc.), las empresas logran una visión global y coherente de su desempeño, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas y mejora la eficacia y eficiencia operativa.

En este sentido, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) en el 2018, actualiza el manual The Integrated Use of Management System Standards- IUMSS.

Este manual o guía ayuda a las organizaciones de cualquier sector, industria y tamaño a integrar los requisitos de múltiples estándares de sistemas de gestión en un Sistema Integrado de Gestión (SIG).

A través de herramientas que trae consigo, como por ejemplo la Estructura de Alto Nivel, el consolidar los distintos Estándares en un SIG, no solo ahorra tiempo, sino que le imprime agilidad a los procesos internos de la organización que lo aplique.

Para España, la Asociación Española de la Normalización UNE promueve la  UNE 66177:2005, la cual como la Norma misma manifiesta: “no pretende reemplazar a las normas existentes sobre sistemas de gestión, sino ayudar a las organizaciones españolas a abordar la implementación integrada de dichos sistemas, con el objetivo de desarrollar una visión compartida de la  organización y, en consecuencia, a mejorar la eficacia y rentabilidad de su negocio.”

En el siguiente diagrama de Venn puedes visualizar un ejemplo de integración entre sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral.

sistema-integrado-de-gestión

¿Cómo tu pyme puede integrar los sistemas de gestión buscando eficiencia y productividad?

La integración de los sistemas de gestión que debe hacer tu empresa se basa en un enfoque estructurado y planificado que arropa once (11) pasos en cuatro (4) etapas de trabajo definidas a continuación:

Etapa No. 1: Ejecución de acciones de liderazgo

Lo primero es definir, como Director o CEO de la empresa, las necesidades estratégicas de liderazgo que exige este proceso, debido a los cambios en los procesos operativos y las consecuencias que dichos cambios conllevan.

Esta acción define dentro de la integración los siguientes pasos:

  1. Liderar la integración. Esto implica identificar las necesidades y adaptar la estructura y política actual, objetivos y riesgos asociados.
  2. Determinar el alcance de la integración, poniendo en contexto las necesidades externas e internas.
  3. Generar el plan de integración tomando en cuenta responsabilidades, recursos involucrados y tiempo.

Etapa No. 2:  Indentificación de conexiones entre los sistemas actuales

En esa etapa debes, junto con tu equipo identificar las conexiones entre los distintos estándares y normas actuales con el fin de establecer los puntos comunes, la simplificación de procedimientos y la agilidad del sistema integrado.

Los pasos que conllevan esta etapa son:

  1. Estructurar la conexión de los distintos sistemas implantados tomando en cuenta la Estructura de Alto Nivel (High Level Structure, HLS), puntos comunes y específicos.
  2. Estructurar la integración de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO involucradas y la estructura interna de procedimientos, procesos, recursos, etc.
  3. Realizar el mapa de conexión e integración

Etapa No. 3: Integración de los distintos sistemas

En esta etapa en donde estableces la integración de acuerdo a las expectativas definidas por la dirección y el liderazgo de la empresa.

Para ello los pasos son:

  1. Identificar oportunidades de mejora y analizar brechas de acuerdo con los procesos actuales y expectativas del liderazgo.
  2. Cerrar brechas (gaps), ejecutar acciones de mejora y simplificar procesos.
  3. Evaluar y verificar que todo esté correcto y corregir en caso de ser necesario.

Etapa No. 4: Mantenimiento

Esta etapa es muy importante para medir, mejorar y ajustar.

Pasos previstos:

  1. Mantener y mejorar la integración realizando un seguimiento continuo para evaluar su eficacia. Es importante establecer indicadores de desempeño y realizar auditorías internas para asegurar el cumplimiento de los requisitos y la mejora continua.
  2. Aplicar lecciones aprendidas, siendo la retroalimentación de los empleados y las partes interesadas pieza clave para adoptar los ajustes necesarios.

Una vez explicado las etapas, es clave comentarte que al generar la integración de los sistemas, no solo se consolida y simplifica la estructura, también se optimiza el funcionamiento a través de las áreas comunes logrando crear una máquina que genera tracción a la organización.

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 Beneficios para la pyme de poner en marcha un Sistema Integrado de Gestión

Tal como se ha mencionado a lo largo del artículo, el sistema integrado ofrece más beneficios que la gestión de sistemas por separado en tu empresa.

Algunos de estos beneficios son:

  • Alineación estratégica de los objetivos individuales de cada estándar implantado por separado.
  • Mejora de la eficiencia de la generación de productos y servicios, al optimizar procesos y eliminar duplicidades, lo que redunda en ahorro de tiempo y recursos.
  • Al tener un único marco de gestión, es más fácil identificar y abordar las necesidades de cumplimiento, evitando repeticiones y asegurando cumplir con los requisitos legales y normativas aplicables tanto en los aspectos ambientales como en riesgos laborales.
  • Mejor comunicación, coordinación y colaboración entre diferentes áreas y equipos lo que mejora la motivación, eficacia y el desempeño general de la organización.
  • Simplificación de documentación, requerimientos y procedimientos dando mayor agilidad y mejorando la eficiencia en la toma de decisiones
  • Auditorías más efectivas.
  • Optimización del modelo de negocio haciéndolo sostenible, más eficaz y eficiente en  entornos cambiantes.

Si quieres saber más sobre más la Innovación Organizativa, te invitamos a que veas nuestro webinar. Pincha en la imagen y podrás descargar el vídeo:

innovación-organizativa

¿Cómo desde IDavinci podemos ayudar a tu pyme?

A través de nuestra línea de negocio Consultoría Normas ISO,  se generan diferentes propuestas de acuerdo al perfil y necesidades del cliente.

En este sentido, IDavinci le ofrece a la pyme los siguientes servicios:

  • Implantación de diversos Estándares de Sistemas de Gestión de Normas ISO y acompañamiento para conseguir la Certificación.
  • Implantación de Sistemas Integrados de Gestión
  • Seguimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión
  • Inserción en nuestro ciclo de innovación I+D+i 360º
  • Alineación de estándares de gestión para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible

Si quieres conocer cómo podemos ayudar a tu empresa, contáctanos.

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Conclusiones

  • Lograr una integración exitosa requiere de un enfoque estructurado y planificado siempre adaptado al perfil de la empresa.
  • Al implementar un plan de integración de sistemas de gestión, es fundamental contar con el compromiso y la participación de todos los niveles de la organización.
  • La comunicación clara, la capacitación adecuada y la revisión continua son elementos clave para asegurar el éxito de la integración.
  • Un sistema integrado de gestión eficaz impulsa la innovación y la competitividad de una empresa, al tiempo que garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
  • Integrar sistemas de gestión es un proceso continuo que requiere atención y mejora constante.

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